Creazione aziende - Pannello di gestione aziende
Il pannello gestione aziende è l'interfaccia web tramite la quale è possibile creare e gestire in autonomia le aziende per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche.
L'invio e la ricezione delle fatture può essere poi effettuato tramite API oppure tramite il pannello white label.
Per creare una azienda è necessario innanzitutto accedere al pannello di controllo utilizzando l'indirizzo e le credenziali ricevute via email.
1) cliccare su "elenco aziende"
Questa sezione presenta l’elenco delle aziende (storico) associate al vostro account.
Le colonne indicano rispettivamente:
- DENOMINAZIONE: la ragione sociale dell’azienda
- PIVA: la partita iva associata all’azienda (p.iva utilizzata in fatturazione)
- EMAIL: l’eventuale email alla quale l’hub invia delle notifiche automatiche (variazione stati SDI, arrivo di una nuova fattura passiva)
- FATTURE ASSEGNATE: sommatoria della quantità di fatture assegnate a questa azienda nel tempo
- FATTURE UTILIZZATE: sommatoria della quantità di fatture già utilizzate. Ad ogni fattura ricevuta/emessa il campo viene decrementato di 1 unità. L’aggiornamento del campo avviene a cadenza periodica e potrebbe non essere in tempo reale.
- FATTURE RIMANENTI: numero di fatture disponibili e non ancora utilizzate. Se questo campo raggiunge il valore 0 l’operatività dell’aziende viene temporaneamente bloccata, fino a che il valore delle “fatture assegnate” non viene da voi incrementato.
n.b.: di default è presente la vostra azienda. Creando delle utenze associate alla vostra azienda (come indicato al punto 5) è possibile utilizzare i servizi di fatturazione anche per la vostra stessa azienda. L’azienda di default non va eliminata e non va inattivata.
2) cliccare su "nuova"
3) immettere l'anagrafica dell'azienda
E’ necessario prestare molta attenzione alla Partita IVA ed assicurarsi che sia indicata correttamente. Infatti questo valore deve corrispondere alla partiva iva cedente nel codice XML della fattura elettronica, e di fatto abilita l’azienda ai servizi dell’hub e garantisce la ricezione delle fatture del ciclo passivo.
Il campo “nazione” deve essere valorizzato con il codice ISO a 2 cifre della nazione. Per l’Italia il valore è IT.
Il campo “fatture assegnate” deve essere valorizzato con la quantità di fatture che si desidera attribuire all’azienda ai fini dell’utilizzo. Ad esempio indicando 100, l’azienda avrà a disposizione 100 fatture da utilizzare per invio/ricezione.
Nel caso le fatture vengano esaurite (fatture rimanenti=0) Il valore deve essere incrementato. Ad esempio per aggiungere altre 100 fatture bisogna modificare l’azienda e impostare questo campo a 200.
Tramite il flag “Attiva” può attivare o disattivare in autonomia l’operatività dell’azienda. Tramite il flag “ricezione notifiche” può abilitare o disabilitare la ricezione delle notifiche all’indirizzo email aziendale. Le notifiche vengono inviate dall’hub quanto è disponibile un esito fattura emessa e quando viene ricevuta una nuova fattura passiva da un fornitore.
4) cliccare su “salva”
5) in corrispondenza dell’utenza appena creata cliccare su “utenti”
6) In questa sezione vengono creati uno o più utenti associati all’azienda. immettere il ruolo (per le utenze delle aziende finali è sempre “azienda”), la username e la password. L’indirizzo email associato all’utente permette di effettuare l’eventuale recupero della password dimenticata. L’utente creato in questa sezione potrà essere utilizzato per l’accesso ai servizi tramite agent, webservices e per l’accesso al pannello web.
7) una volta creata azienda ed utenza, lo stato operativo indica se l’azienda è già abilitata ad utilizzare la piattaforma oppure se è ”in corso di attivazione”. Per ogni azienda c’è una fase di abilitazione, pertanto prima che sia possibile utilizzare l’utenza in produzione è necessario attendere che risulti operativa. Per l’operatività è indispensabile che siano inviate le deleghe firmate come da istruzioni ricevute in fase contrattuale. L’operatività richiede in genere fino a 3 giorni lavorativi.